Titkári kézikönyv
Szerző: Sille IstvánCím: Titkári kézikönyv
Megjelenési adatok: KJK-Kerszöv, Budapest, 2000. | ISBN: 963-224-550-4
A titkári munkát úgy tartjuk számon, mint az egyik legrégebbi szakmát, hivatást. Sokféleképpen nevezték, de lényege minden technikai fejlődés mellett is ugyanaz maradt: a hivatalok gyakorlati működtetése. Számtalan szakirodalmi anyag készült és van forgalomban a titkári, a titkárnői munka feladatairól, gyakorlatáról. Ezek általában a kiragadott részletekkel foglalkoznak. Ez a titkári kézikönyv a hazai szakirodalomban elsőként foglalja össze a kezdőknek oktatási, a gyakorló titkároknak összefoglaló, rendszerező és emlékeztető céllal a titkári tevékenység technikai és emberi vonatkozásait. Ugyanakkor illeszkedik a titkári képzés különböző formáinak tantervéhez is. A kézikönyv mindig utal a kapcsolódó más tantárgyakra, így azok tekintetében is eligazítást ad. Az informatikai túltöltődés korában a titkári munkakörben egyre fontosabb a hasznos információk és a végrehajtandó feladatok pontos meghatározása. A kézikönyv ezekről szabatos leírást és példaszerű ismertetéseket tartalmaz, ötvözi az elméletet és a gyakorlatot. A kézikönyv nem csak tanít: saját tanulásunkat is segíti. Erre szolgálnak az önkontrollhoz szükséges ellenőrző kérdések, a feladatok és a tesztek. Azt hittem, évtizedes titkárnői tapasztalat után nekem ebben a témában már senki nem mondhat újat. Ez a kézikönyv azonban mégis mindennapi munkaeszközöm lesz. Ajánlom minden titkárnőnek, titkárnak, menedzserasszisztensnek akármilyen rangban és beosztásban a szakmában dolgozó kedves munkatársnak!
Kategóriák:
Tárgyszavak: Kommunikáció, Etikett, Iratkezelés, Protokoll, Ügyvitel
Formátum: OCR szöveg
Típus: könyv
Tárgyszavak: Kommunikáció, Etikett, Iratkezelés, Protokoll, Ügyvitel
Formátum: OCR szöveg
Típus: könyv
Share
Tweet
Tartalomjegyzék
Borító
Copyright/Impresszum
Címlap
Impresszum
Tartalomjegyzék
5-[8]
Gargya Mária: Előszó
9
Bevezetés
11-[14]
1. Ügyvitel
15-47
1.1. Ügyviteli alapismeretek
15-[18]
1.1.1. Az irat fogalma
15-16
1.1.2. Az iratok fajtái
16-[18]
1.1.3. Az iratok tartalmi és formai követelményei
[18]
1.2. A levelek
19-31
1.2.1. A levél fogalma
19
1.2.2. A levelek osztályozása
19-[22]
1.2.3. A levelek formai és tartalmi követelményei
[22]-31
1.3. Okiratok
32
1.4. A szerződés
32-[33]
1.5. A jegyzőkönyv
34-35
1.6. A jelentések
35-36
1.7. A bizonylatok
36-40
1.7.1. Tevékenységi bizonylatok
37-38
1.7.2. Pénzügyi bizonylatok
39-40
1.7.3. Egyéb bizonylatok
40
1.8. A meghatalmazások
41-42
1.9. A munkaviszonnyal kapcsolatos iratok
42-44
1.10. Igazolványok és bizonyítványok
44-45
1.11. A bélyegző és a pecsét
45-47
2. Iratkezelés
49-[83]
2.1. Az iratkezelés alapfogalmai
49-50
2.2. Az iratkezelési szabályzat
50-52
2.3. Az iratkezelés szervezete
52-53
2.4. Az iratkezelés folyamata
54-[83]
2.4.1. A küldemények átvétele
54-56
2.4.2. A küldemények felbontása
56-57
2.4.3. A küldemények érkeztetése és iktatása
57-65
A) Központi iktatás
58-63
B) A titkársági iktatás
63-64
C) Ügyintézői iktatás
64-65
2.4.4. Az iratok szerelése és csatolása
65-66
2.4.5. Az iratok továbbítása
66-69
2.4.6. A kimenő posta előkészítése
69-70
2.4.7. A postakönyvbe rendezés
71-72
2.4.8. Az iratok tárolása
72-76
2.4.9. Az iratok selejtezése
77-78
2.4.10. Az iratok átadása a levéltárnak
78-79
2.4.11. A titkos ügykezelés
79-80
2.4.12. A szigorú számadású nyomtatványok kezelése
80-82
2.4.13. Egyéb iratkezelési rendelkezések
82-[83]
3. Az elektronikus iratkezelés
85-102
3.1. Az írógép
85-86
3.2. A számológép
86
3.3. A számítógép
87-96
3.3.1. Iratszerkesztés, szövegfeldolgozás
88
3.3.2. Iratkezelés, iktatás
88-89
3.3.3. Szabványos iratformák készítése
90
3.3.4. Információgyűjtés
90
3.3.5. Információfeldolgozás
90
3.3.6. Képek, ábrák, grafikonok készítése
91
3.3.7. Dokumentumok továbbítása
91
3.3.8. Fax írása, küldése, fogadása
91-93
3.3.9. Az Internet és az e-mail
93-94
3.3.10. Excel-program
94
3.3.11. Outlook-program
95
3.3.12. Íratok bemásolása a számítógépbe
95
3.3.13. Az iratok kinyomtatása
95
3.3.14. Gépi segítség a felhasználó gyakorlati problémáinak megoldásához
95-96
3.4. A másológép
96
3.5. A telefon
96-101
3.5.1. A telefonnal kapcsolatos technikai ismeretek
97-98
3.5.2. A telefonálással kapcsolatos illemszabályok
99-101
3.6. A telefax
101
3.7. A diktafon
102
3.8. Az iratmegsemmisítő
102
4. Titkári szervezési feladatok
103-[140]
4.1. Időgazdálkodás
104-119
4.1.1. A főnök munkaidejének optimális beosztása
104-107
4.1.2. A titkár saját munkaidejének beosztása
107-108
4.1.3. Az időmenedzsment eszközei
109-116
4.1.4. Határidő-nyilvántartás
117
4.1.5. Programszervezés és programkövetés
118-119
4.2. Szűrőfeladatok
119-121
4.3. A titkársághoz kapcsolódó szervezeti egységek ügyeinek intézése
121
4.4. Személyes ügyek bizalmi intézése
121-122
4.5. Kapcsolattartási feladatok
122-[127]
4.6. Cím- és telefonjegyzék
128-129
4.7. Titkársági készletgazdálkodási feladatok
130-132
4.7.1. Az iroda technikai berendezései
130
4.7.2. Az irodaszerekkel való gazdálkodás
130-131
4.7.3. A reprezentációs eszközökkel való gazdálkodás
131-132
4.7.4. Az egyéb készletekkel való gazdálkodás
132
4.8. Rendezvényszervezési feladatok
133-137
4.8.1. Tárgyalás a főnök szobájában
133
4.8.2. Tárgyalás külön teremben
134
4.8.3. Delegációs programok megszervezése
134-137
4.9. Egyéb ügyek
137
4.10. A stressz
137-[140]
5. Titkári képességek
141-143
6. Etikett és protokoll
145-167
6.1. Az etikett és a protokoll alapfogalmai
145-146
6.2. Az etikett, protokoll szükségessége
147
6.3. Kapcsolattartási szabályok a titkársági munkában
147-167
6.3.1. A köszönés
147-150
6.3.2. A bemutatkozás
151
6.3.3. A bemutatás
152
6.3.4. A megszólítás
153-155
6.3.5. Az utalás
155
6.3.6. A társalgás
156-158
6.3.7. A telefonálás illemszabályai
158
6.3.8. A névjegy
158-162
6.3.9. A meghívás és a meghívó
162-165
6.3.10. A rangsor
165-167
7. A vendéglátás
169-188
7.1. Ültetéses alkalmak
169-173
7.1.1. Vendéglátás tárgyalóasztalnál
169-170
7.1.2. Kínálás tárgyalóteremben
170
7.1.3. A munkaebéd
170-171
7.1.4. A díszétkezés
171-172
7.1.5. Egyéb vendéglátási alkalmak
173
7.2. Az ültetési rend
173-181
7.2.1. Ültetés tárgyalásnál
174-176
7.2.2. Ültetés díszétkezésen
177-179
7.2.3. Az ültetési segédeszközök
179-[180]
7.2.4. A pohárköszöntő
181
7.3. Általános gasztronómiai ismeretek
182-183
7.4. A borravaló
184
7.5. Az ajándékozás
184-188
7.5.1. A hivatalos ajándékozás kategóriái
185
7.5.2. Az ajándék
186
7.5.3. Az ajándékozás formalitásai
187
7.5.4. Az ajándékozás alkalmai
188
8. Etikai ismeretek a titkársági munkában
189-192
8.1. A képviselet és az egyéniség
190
8.2. A kötelesség és a szabadság
190
8.3. A főnök-titkári viszony
191
8.4. A munkahely és a magánélet kapcsolata
191-192
Etikai kódex a titkári, titkárnői munkakörben dolgozók számára
193-194
Viselkedési irányelvek
195-[197]
Irodalom
199-
Melléklet: Az 1995. évi LXVI. törvény a közokiratról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
201-[223]
I. Fejezet: Általános rendelkezések
201-205
A törvény célja
201
A törvény hatálya
202
Értelmező rendelkezések
202-203
Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai
204
A levéltári anyag védelmének irányítása
204-205
II. Fejezet: A közirat
205-208
A köziratok kezelése és védelme
205-206
Az iratkezelési szabályzatok kiadása
206-207
A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése
207-208
A köziratok levéltárba adása
208
III. Fejezet: A közlevéltár
209-213
A közlevéltár feladatai
209
A közlevéltárak és illetékességük
210
A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei
210
Általános levéltárak
211-212
Állami szaklevéltárak
212-213
Települési önkormányzat levéltára
213
Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára
213
IV. Fejezet: A közlevéltár anyagának használata
214-217
A közlevéltár anyagában történő kutatás
214-217
A használat egyéb módjai
217
Jogorvoslat kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén
217
V. Fejezet: A magánlevéltári anyag védelme
218-222
Nyilvános magánlevéltár
218-219
A maradandó értékű magániratok védelme
219-220
V/A. Fejezet: A levéltárak költségvetési támogatásával összefüggő egyes kérdések
221-222
VI. Fejezet: Vegyes és záró rendelkezések
222-[223]
Hátsó borító