Bibliográfiai leírás, katalogizálás

A szellemi alkotások különféle információhordozókon, dokumentumokban öltenek testet. Ahhoz, hogy ezek a dokumentumok eljuthassanak a felhasználókhoz, először is tájékozódnunk kell róluk. A dokumentumok összegyűjtése és közvetítése, hozzáférhetővé tétele a könyvtárak feladata, a róluk való tájékoztatás alapvető könyvtári-bibliográfiai tevékenység. A dokumentumokról való tájékoztatás előfeltétele, hogy a dokumentumokat "feldolgozzuk", azaz a legfontosabb jellemző jegyeiket lejegyezzük, és különböző formákban e jegyek alapján biztosítsuk a visszakeresést, a "feljegyzés" megtalálását. Azt a folyamatot, amelyben rögzítjük a dokumentum ún. bibliográfiai adatait, és az így kapott tételeket meghatározott elemek kiemelésével betűrendes nyilvántartást szerkesztünk, katalogizálásnak nevezzük. A katalogizálás során a dokumentumról ún. bibliográfiai tételt készítünk, amelyet aztán több formában hasznosíthatunk: könyvtári katalógusban, bibliográfiában és egyéb tájékoztató kiadványokban, számítógépes bibliográfiai adatbázisban. Ebben a jegyzetben megismerkedünk a bibliográfiai tételek elkészítésének a szabályaival és könyvtári felhasználásuk alapvető formájával, a leíró betűrendes katalógus szerkesztésével. A feldolgozó munka, a katalogizálás az alapvető feltétele a könyvtári állomány használhatóvá tételének. A könyvtár ugyanis hiába gyűjti az információhordozókat, a különböző dokumentumokat, rendszerezés és feltárás nélkül az állomány csak a dokumentumok puszta halmaza, használata nehézkes, nagyobb számú dokumentum esetén egyenesen lehetetlen. Az állomány rendezettsége azt jelenti, hogy a dokumentumok valamilyen rendben vannak elhelyezve, raktározva, pl. a beérkezésük sorrendjében, nagyság szerint, dokumentumtípusok alapján, de témájuk szerint is, vagy a szerzők betűrendjében. Bármilyen rendszerű elhelyezés is csak egyetlen szempont szerinti hozzáférést biztosít. Ahhoz, hogy az állományt alkotó dokumentumokat másféle szempont szerint is megtaláljuk, valamilyen nyilvántartás, katalógus szükséges. A katalógus görög eredetű szó és jelentése az "Idegen szavak és kifejezések szótára" szerint: "Tárgyaknak bizonyos rendszer szerint összeállított, azok kezelését, megtalálását elősegítő jegyzéke". A katalógus a könyvtári állomány feltárásának legfontosabb eszköze, amely a dokumentumokról készített bibliográfiai tételeket különböző szempontok szerint rendezve tartalmazza. Az állományról tehát nem egyetlen, hanem többféle katalógust szoktunk szerkeszteni, például leíró katalógust, amely a dokumentumokat formai jellemzőik (a szerző neve, a mű címe stb.) alapján teszi visszakereshetővé, tárgyi katalógust, amely a dokumentumokat a tárgyuk, témájuk szerint tárja fel, földrajzi katalógust, a dokumentumban bemutatott földrajzi hely feltárására, és sok egyéb katalógust is. A dokumentumok formai és tárgyi feltárása, a katalóguskészítés a könyvtári munkafolyamatok között alapvető jelentőségű, hiszen más könyvtári tevékenységek, pl. az állomány-gyarapítás, a tájékoztatás bázisa, legfontosabb segítője. A katalógusok az állományt alkotó dokumentumokról készített bibliográfiai tételeket tartalmazzák.